Word samenvoegvelden

Word samenvoegvelden

Met behulp van de ingebouwde samenvoegvelden van Word kunnen brieven samengevoegd worden met brongegevens. Brongegevens kunnen bijvoorbeeld bestaan uit de velden zoals: Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Geboortedatum en Geslacht.

Voor dit artikel staan de brongegevens in een Excel-bestand. In de praktijk zou het zo maar kunnen zijn dat de brongegevens in een primair registratiesysteem staan zoals bijvoorbeeld Microsoft Dynamics.

Toepassen

De onderstaande codes kunnen als volgt worden toegepast in een Word document:

  • Plak de code;
  • Selecteer alles tussen de accolades;
  • Druk op [CTRL] + [F9];
  • Verwijder de accolades die buiten de code vallen;
  • Doe dit voor alle elementen.

Het simpelweg kopiëren en plakken van de onderstaande codes gaat niet werken. Om de codes toe te passen in een Word document dient telkens alles tussen de accolades geselecteerd te worden.

Volledige naam

Veld Bron Code
Aanhef Geslacht { IF {MERGEFIELD Geslacht} = “M” “heer” “mevrouw” }
Voorletter Voornaam { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “A*” “A. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “B*” “B. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “C*” “C. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “D*” “D. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “E*” “E. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “F*” “F. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “G*” “G. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “H*” “H.” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “I*” “I. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “J*” “J. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “K*” “K. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “L*” “L. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “M*” “M. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “N*” “N. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “O*” “O. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “P*” “P. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “Q*” “Q. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “R*” “R. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “S*” “S. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “T*” “T. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “U*” “U. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “V*” “V. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “W*” “W. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “X*” “X. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “Y*” “Y. ” { IF { MERGEFIELD Voornaam } = “Z*” “Z. ” “” } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } }
Tussenvoegsel en achternaam Tussenvoegsel en achternaam { IF { MERGEFIELD Tussenvoegsel } = “” “{ MERGEFIELD Achternaam }” “{ MERGEFIELD Tussenvoegsel } { MERGEFIELD Achternaam }” }

Om de voorletter uit de voornaam te halen is de bovenstaande oplossing buitengewoon omslachtig. Indien de brongegevens in Excel staan kan beter dit bestand worden aangepast met behulp van de functie Links. Indien de brongegevens in Microsoft Dynamics staan is er helaas geen andere oplossing wanneer de voorletter niet apart wordt geregistreerd.

Geboortedatum

Veld Bron Code
Geboortedatum Geboortedatum { MERGEFIELD Geboortedatum\@”dddd dd MMMM yyyy” }

De opmaak wordt niet meegenomen uit het bronbestand. Om deze reden moet de opmaak opnieuw gedefinieerd worden. Voorbeelden van percentage-, nummer- en valuta-opmaak zijn respectievelijk: \# ##%, \# #,##0.0000kg en \# €#,#0.0.

Leeftijd

Veld Bron Code
Leeftijd Geboortedatum { SET Leeftijd { = INT ({ DATE \@ “yyyy” } + { DATE \@ “M” } / 12 + { DATE \@ “d” } / 365,25 – { MERGEFIELD Geboortedatum \@ “yyyy” } – { MERGEFIELD Geboortedatum \@ “M”} / 12 – { MERGEFIELD Geboortedatum \@ “d” } / 365,25) }} {Leeftijd}

De leeftijd wordt met behulp van een variabele gedefinieerd. Deze is namelijk nodig voor de berekening van de onderstaande korting.

Korting

Veld Bron Code
Korting Leeftijd { IF { Leeftijd } > 65 “25%” { IF { Leeftijd } > 40 “10%” { IF { Leeftijd } > 20 “5%” “” }}}

Download hier het oefenbestand.