Outlook vergadering updaten zonder bevestiging

Op het moment dat een vergadering is gewijzigd krijgen alle deelnemers een e-mail van de wijzigingen. Deze e-mails worden voornamelijk als ongewenst ervaren.

Omdat er – bij mijn weten – geen optie bestaat om dit uit te vinken zijn er een aantal work arrounds. Gezien Outlook werkt met meerder configuraties is het van belang dat elke alternatief wordt uitgetest. Niet alle work arrounds zullen namelijk voor iedereen hetzelfde werken.

1. Update verzenden naar deelnemers

Wanneer het aantal deelnemers wijzigt verschijnt de volgende vanzelfsprekende melding:

U heeft de lijst met deelnemers gewijzigd. Kies een van de volgende opties:

  • Updates alleen naar toegevoegde of verwijderde deelnemers verzenden
  • Updates verzenden naar alle deelnemers

2. Vergadering sluiten

Breng de wijzigingen aan en sluit de vergadering. Wederom verschijnt er een melding die voor zich spreekt:

Wat wilt u doen met het vergaderverzoek?

  • Wijzigingen opslaan en update verzenden
  • Wijzigingen opslaan maar niet verzenden
  • Wijzigingen niet opslaan

3. Off line werken

Een andere optie is om off line te werken, de wijzigingen door te voeren en de e-mails in het [postvak uit] te onderscheppen.

4. Regel

Tot slot de meest voor de hand liggende optie. Dit is om een zogenaamde regel te maken bij de ontvanger. Alle e-mails betreffende uitnodigingen en wijzigingen zullen dan automatisch verplaatst worden naar de prullenbak.

  • Klik – gemakshalve – op een uitnodiging/wijzigings email met de rechter muisknop;
  • Kies voor Regels/Rules;
  • Kies voor Regel maken/Create Rule;
  • Vink links onder [E-mail naar map verplaatsen] / [Move the item to folder] aan;
  • Selecteer via de knop [Map selecteren] / [Select folder] de prullenbak | verwijderde items | trashcan | delete items;
  • Druk op de knop [Geavanceerde opties…] / [Advanced Options…];
  • Scroll naar beneden en vink [die een uitnodiging voor een vergadering of een update inhouden] / [which is aan meeting invitation or update] aan;
  • Druk tot slot op de knop [Voltooien] / [Finish].

Merk op dat vanaf heden deze betreffende e-mails automatisch worden verplaatst naar de prullenbak.