5 ICT tips voor docenten - Pascal ter Heege

Dit artikel biedt vijf praktische ICT tips voor docenten in het onderwijs.

De tips in kwestie gaan over het gebruik van Office 365. Deze kunnen geraadpleegd worden via de bovenstaande video-instructie, de onderstaande afbeeldingen (dia-voorstelling) en/of via de beknopte uitgeschreven instructies. Voor ieder wat wils dus!

Tip	Applicatie	Omschrijving	Toelichting
1	Outlook	E-mails automatisch verplaatsen	Inkomende e-mails kunnen voorwaardelijk geautomatiseerd verplaatst worden...
2	Word	Liggende pagina invoegen	Past informatie niet op een staande pagina? Voeg dan een liggende pagina in!
3	Excel	Informatie uit ander bestand	Zoek informatie m.b.v. snel aanvullen en verticaal zoeken!
4	Teams	Snelkoppeling naar document	Klaar met het telkens doorworstelen van menustructuren?
5	Bookings	Maak een reserverings-pagina	Ideale oplossing voor het inplannen van (online) afspraken!

Met behulp van Outlook regels kan het verplaatsen (archiveren) van inkomende e-mails geautomatiseerd worden. Zo kan als criteria een specifieke afzender worden opgegeven, een gedeelte van een onderwerp, etc.

In het onderstaande voorbeeld worden e-mails afkomstig van [Microsoft 365 Message center] automatisch verplaatst naar de map [Belangrijk].

Klik met de rechtermuisknop op de gewenste e-mail;
Kies voor geavanceerde opties > regel maken;
Selecteer de gewenste map of maak een nieuwe aan;
Geef desgewenst aan om de regel gelijk uit te voeren;
Merk op dat alle betreffende e-mails zijn verplaatst.

NB: regels kunnen ten alle tijden gewijzigd of verwijderd worden via menu instellingen gevolgd door de optie regels.

Zo nu en dan is het wenselijk om binnen een Word-document één liggende pagina in te voegen.

Open het gewenste Word-document;
Druk voor het gemak op het muzieknootje om - onder water - mee te kunnen kijken;
Ga naar het einde van de gewenste bovenliggende pagina;
Ga naar het tabblad [Indeling], kies voor [Eindemarkeringen] gevolgd door [Volgende pagina];
Selecteer [Liggend] bij [Afdrukstand];
Herhaal punt 3;
Herhaal punt 4 maar kies dan voor [Staand].

Om informatie vanuit een ander bestand op te zoeken is het van belang om in beiden bestanden een overeenkomstige unieke waarde te hebben als referentiepunt.

In dit voorbeeld is het doel om de woonplaatsen uit het rechter bestand op te zoeken. Om een referentiepunt te creëren zal in het linker bestand de voor- en achternamen samengevoegd moeten worden. In het rechter bestand is dit namelijk wel al het geval.

De onderstaande instructies zetten uitéén hoe dit alles bewerkstelligd kan worden.

Snel aanvullen

In het bestand Namen worden de voor- en achternamen samengevoegd naar de kolom [Naam].

Ga naar cel [C2] in het bestand [Namen];
Tik de voor- en achternaam gevolgd door [enter];
Selecteer wederom cel [C2], gebruik de vulgreep en kies voor snel aanvullen.

Verticaal zoeken

Nu er sprake is van referentiepunt kan de ontbrekende informatie uit het andere bestand Woonplaatsen worden opgezocht.

Ga naar cel [D2] en tik in =vert gevolgd door de [tab];
Druk op het Fx-je;
Geef bij zoekwaarde cel [C2] op;
Selecteer bij tabelmatrix het bereik (A1 t/m B21) uit het andere bestand Woonplaatsen;
Geef bij kolomindex_getal 2 op;
Geef bij benaderen het getal 0 op en druk op [OK];
Gebruik tot slot de vulgreep.

Eén van de meest gehoorde uitdagingen van Teams is het doorworstelen van menustructuren om een document te openen. Door een snelkoppeling (bladwijzer/bookmark) te maken in een webbrowser kan dit worden voorkomen.

Klik op de [...] naast het gewenste document;
Druk op de knop [Kopiëren];
Ga naar de webbrowser en plak de link;
Voeg deze link toe als bladwijzer/bookmark via de rechtermuisknop of via een sneltoets:
1. Windows: [CTRL] + [D]
2. MAC; [CMD] + [D]

NB: deze optie is alleen interessant wanneer de favorieten-functionaliteit door de beheerder is uitgeschakeld.

In dit voorbeeld kunnen leden zich inschrijven voor een online afspraak (MS Teams) t.a.v. een specifieke periode (14 t/m 15 oktober 2021), met specifieke dagen (donder- en vrijdag) en tijdstippen (8:00 t/m 12:00 uur). De duur van een afspraak wordt gezet op 20 minuten.

Tevens wordt in dit voorbeeld bewust geen rekening gehouden met de Outlook agenda, dit om te voorkomen dat een reserverings-mogelijkheid niet wordt getoond i.v.m. een bestaande afspraak. Uiteraard kan dit getackeld worden door dit op elkaar af te stemmen.

Maak een nieuwe bookings-agenda aan;
Doorloop de wizard (5 stappen) zonder specifieke data en tijdstippen op te geven, dit volgt later;
Wijzig de nieuwe service en vink aan [Standaard online planningsbeleid gebruiken];
Wijzig de medewerker en vink aan [Gebeurtenissen in de Office-agenda beïnvloeden de beschikbaarheid];
Ga via de reserveringspagina naar het standaard planningsbeleid;
Geef bij algemene beschikbaarheid niet beschikbaar op;
Druk op de (+) om een andere beschikbaarheid in te stellen voor een datum bereik;
Geef de gewenste beschikbaarheid op;
Druk op de knop [Opslaan] en controleer de pagina.