Outlook – formulieren

Outlook bestaat uit een aantal formulieren. Een mooi voorbeeld is het formulier van de contactpersonen.

Het gebruik van contactpersonen in Outlook is een krachtig en efficiënt middel. Op één centrale plek kunnen bijvoorbeeld alle klantgegevens opgeslagen worden in vooraf en/of eigen gedefinieerde velden. Op deze manier is het overbodig om een Access database te bouwen of het wiel opnieuw uit te vinden met behulp van overbodige Excel-lijsten.

In dit artikel wordt beschreven hoe het formulier van de contactpersonen kan worden uitgebreid met het BSN-nummer. Daarnaast komt aan de orde hoe dit nieuwe veld gebruikt kan worden voor het samenvoegen met een Word-document.

Tabblad ontwikkelaars

Allereerst zal het tabblad ontwikkelaars geactiveerd moeten worden:

  • Ga linksboven naar [Bestand];
  • Druk op de knop [Opties];
  • Druk op de knop [Lint aanpassen];
  • Vink aan de rechterkant het tabblad [Ontwikkelaars] aan;
  • Druk op de knop [OK];
  • Merk rechtsboven het nieuwe tabblad [Ontwikkelaars] op.
tabblad_ontwikkelaars

Formulier openen

 standaard_formulier De tweede stap is om het standaard formulier te openen:

  • Activeer het tabblad [Ontwikkelaars];
  • Druk op de knop [Formulier ontwerpen];
  • Selecteer [Contactpersoon] in de standaard formulierenbibliotheek;
  • Druk op de knop [Openen].

Veld toevoegen

Nu het formulier geopend is in de ontwerpweergave kan het veld BSN-nummer worden gemaakt en toegevoegd:

  • Druk op de knop [Nieuw] in de veldkiezer;
  • Geef de naam BSN-nummer op;
  • Druk op de knop [OK];
  • Sleep dit veld naar het formulier.
bsn_nummer_slepen

Publiceren

formulier_publiceren Het formulier kan als volgt gepubliceerd worden:

  • Druk in de groep [Formulier] op de lijstpijl van de knop [Publiceren];
  • Druk op de knop [Formulier publiceren als];
  • Geef een gewenste naam op, bijvoorbeeld
    [Contactpersonen aangepast];
  • Druk op de knop [Publiceren];
  • Sluit het venster (wijzigingen niet opslaan).

Laat [Outlook-mappen] staan bij het opgeven van de naam in het veld [Zoeken in]. Dit zorgt ervoor dat het nieuwe formulier wordt gekoppeld aan het e-mailadres. Op deze manier kan het formulier ook op andere computers worden gebruikt.

Standaard gebruiken

Wanneer er behoefte is om dit nieuwe formulier standaard te gebruiken voor nieuwe contactpersonen handel dan als volgt:

  • Activeer de contactpersonen;
  • Druk met de rechter muisknop op contactpersonen of bij meerdere accounts op het gewenste account;
  • Druk op de knop [Eigenschappen];
  • Selecteer het formulier bij de opties;
  • [Gebruik bij posten naar deze map];
  • Druk op de knop [OK].
formulier_eigenschappen

Merk op dat dit nieuwe formulier alleen geldt voor nieuwe contactpersonen. Om het nieuwe formulier ook van kracht te laten gaan met terugwerkende kracht dient een VBA-script te worden uitgevoerd zoals beschreven in dit artikel.

Samenvoegen met een Word-document

 word_samenvoegen Volg de volgende stappen om de contactpersonen samen te voegen met een Word-document.

  • Activeer de contactpersonen vanuit Outlook;
  • Druk op knop [Afdruk samenvoegen] vanuit het tabblad [Start] in de groep [Acties] ;
  • Geef de voorkeuren op en druk op de knop  [OK];
  • Druk op de pijlknop [Samenvoegvelden invoegen];
  • Merk op dat het veld [BSN-nummer] is toegevoegd.

Formulier verwijderen

Het formulier kan in Outlook desgewenst als volgt weer verwijderd worden:

  • Ga linksboven naar [Bestand];
  • Druk op de knop [Opties];
  • Druk op de knop [Geavanceerd];
  • Ga naar het kader [Ontwikkelaar];
  • Druk op de knop [Aangepaste formulieren];
  • Druk op de knop [Formulieren beheren];
  • Druk rechtsboven op de knop [Instellen];
  • Selecteer de contactpersonen van het gewenste account;
  • Druk op de knop [OK];
  • Druk op de knop [Verwijderen];
  • Druk op de knop [Sluiten];
  • Druk 2x op de knop [OK].
formulier_verwijderen